Googleカレンダー一本派の私が思う、Googleカレンダーのいいところ

1．Googleカレンダー一本のスケジュール管理

スマートフォンを使い始めた2010年11月から、Googleカレンダーを使用しています。実際に使うまでは、紙の手帳が大好きで、Googleカレンダーよりも紙の手帳の方がいい、という考えを持っていました。しかし、Googleカレンダーを使い始めてみると、Googleカレンダーはすぐに私の生活に定着しました。それ以降、私は、紙の手帳を持たず、Googleカレンダー一本でスケジュール管理をしています。

紙の手帳を持たないことにこだわっているわけではありません。でも、Googleにはいろんな便利な点があるので、紙の手帳を持たなくても、全然不便がないのです。

Google一本派の私が思う、Googleカレンダーのいいところを、8つ挙げてみます。

2．Googleカレンダーのいいところ

(1)端末を選ばないで使用可能

Googleカレンダーは、クラウドサービスなので、いろいろな端末から、使用可能です。

Windowsパソコンのブラウザから付け加えた予定を、Androidスマートフォンで確認し、iPad上で変更する、という使い方も可能です。

私が予定を参照する場面は、いろいろです。職場の自分のデスクでWindowsを使って書類作成をしているときに予定を確認することもあれば、外出先で人と話をしているときに新しい予定が入ることもあります。家でくつろいでいるときに家族旅行の予定が入ったり、ノートパソコンを持って取引先で打ち合わせをしているときにミーティングの日程が変更になることもあります。

Googleカレンダーなら、その場その場で一番使いやすい端末を使って、予定を参照したり、作成したり、変更したり、削除したりすることができます。

(2)複数のカレンダーの組み合わせ

Googleカレンダーは、複数のカレンダーを登録することができます。そして、カレンダーごとに、カレンダーに登録されたすべての予定をいっぺんに、表示・非表示を切り替えたり、予定の色を変えたり、誰かと共有したり、あるいは全部まとめて削除したり、することができます。

私の活動は、いくつかの側面を持っています。職場の一員であったり、家族の一員であったりします。仕事に関しても、ひとりで黙々とする仕事をすることもあれば、誰かと打ち合わせをすることもあれば、外出することもあります。

このような私の複数の側面を、Googleカレンダーの複数カレンダーの使い分けに対応させれば、色によって視覚的に状況を把握できたり、その場面では必要のない予定を一時的に見えなくしたり、家族や職場の仲間とスケジュールを共有したり、いろんなことができます。

(3)表示形式を切り替えることができる

Googleカレンダーに保存されているのはデータです。データなので、Googleカレンダーは、そのデータを、いろいろな表示形式で表示させることができます。１カ月のカレンダーのような表示、バーチカル形式の手帳のような1週間表示、予定リスト表示などです。

場面に応じて一番便利な表示に切り替えることによって、長期的な忙しさを把握したり、その日の予定に集中したり、1週間という視野でスケジュールを立てたり、いろんなことが可能です。

(4)1年だけじゃない

Googleカレンダーは、1年ごとに買い換える必要がありません。無限の過去と無限の未来のスケジュールを管理することができます。

将来の予定は、1年後であっても、3年後であっても、10年後であっても、追加可能です。

過去の予定は、1年前であっても、3年前であっても、10年前であっても、参照可能です(追加・変更もできますが)。

特に、過去の予定については、Googleカレンダーを使い続けるほど、そこに情報が蓄積されていくため、Googleカレンダーが、いわば、過去の自分が行ったことのログ、過去の自分がどのように物事を成し遂げていったのかの記録になると思います。

(5)予定の検索が可能

Googleカレンダーは、予定の検索が可能です。

少し前までは、Googleカレンダーの予定検索機能は、お世辞にもほめられたものではありませんでした。(日本語で検索するためには同じ言葉を2回入力しなければならない、などという状態でした。)

しかし、今では、Googleカレンダーの検索機能は、十分使い物になります。

たとえば、「山本」と検索をすれば、「山本さんと打ち合わせ」「山本さんの家に行く」などの予定が、過去の分も将来の分も、検索されます。

少し先にある特定の予定が、いつに入っていたっけな？という場面でも、予定の検索をすれば、すぐにわかります。

(6)いろんな情報をメモしておくことができる

Googleカレンダーにおいて、ひとつの予定データの中に保存可能な情報は、多岐にわたります。

件名と時間帯を記入できるのは当然ですが、場所やメモを記入できます。また、ファイルを添付することまでできます。

場所を入力すれば、Googleマップと連動し、素早くその場所のGoogleマップを開くことができます。

記入できるメモは、かなりたくさんの文字数を保存できます。字数制限がないかどうかは知りませんが、すくなくとも、引っかかったことはありません。

ファイルの添付機能は、Labs扱いのようですが、面白い機能です。たとえば、ミーティングの議題と議事録を添付しておくなど、いろいろな使い方が可能です。

(7)リスケジュールが簡単

予定というものは、しばしば変更されます。

Googleカレンダーなら、予定の変更も簡単です。ブラウザからの操作なら、ドラッグ＆ドロップで変更できます。AndroidやiPadの場合、アプリによってリスケジュールの為の操作はいろいろですが、スムーズに予定変更をすることができるアプリが存在します。

何度リスケジュールをしても、手帳がぐちゃぐちゃになったりする心配はありません。

(なお、リスケジュールしたことがわかる方がいいから、手帳を書き直す方がいいんだ、という考えもあると思います。しかし、リスケジュールしたことを残しておきたければ、古い予定をそのまま残した上で、件名に「キャンセル」などの言葉をつけたり、変更後の予定のメモ欄にリスケジュールをしたこと及びその理由などをメモしておけば足ります。)

(8)予定やカレンダーを共有できる

Googleカレンダーを使っている人同士で、予定やカレンダーを共有することができます。

家族のスケジュールを共有したり、職場の仲間間で予定を共有したりすることができます。

私がGoogleカレンダーを使い始めた2010年当時は、Googleカレンダーを使っている人がそれほど多くなかったため、私は、予定共有機能を、それほど便利だとは思いませんでした。

しかし、それから1年半が経ち、スマートフォンの急速な普及に伴って、Googleカレンダーを利用する人の数も、ぐんと増えてきました。

こうなると、予定やカレンダーを共有することができる、ということは、大変大きなメリットになります。

3．おわりに

以上、Googleカレンダーのいいところだと私が考える点を8つ、並べてみました。

書いてみると、8つの点のひとつひとつをもっと掘り下げて考えれば、今よりももっと改善できるのではないだろうか、という気がしてきました。

Googleカレンダーは奥が深いです。今よりももっと効果的なスケジュール管理システムを試行錯誤したいと思います。