WorkFlowyのDropboxバックアップの基本

1．WorkFlowyのDropboxバックアップ機能

WorkFlowyには、Dropboxへのバックアップ機能があります。

Dropboxへのバックアップ機能は、有料プランであるWorkFlowy Pro限定の機能です。1日ごとに、アウトライン全体のデータを、人間には読めないデータ形式と人間にも読めるテキストファイルの形式で、保存し続けてくれます。

この記事では、このDropboxバックアップ機能の基本を説明します。

2．Dropboxバックアップを利用する設定

(1)　WorkFlowy Pro

Dropboxバックアップを利用する前提として、WorkFlowyの有料プランであるWorkFlowy Proにアップグレードしなければいけません。

WorkFlowy Proは、年間49ドルの有料プランです。Dropboxバックアップだけでなく、新規トピック作成数の上限が撤廃されるなど、料金に値する価値を持っていますので、WorkFlowyを気に入った方は、よろしければご検討ください。

WorkFlowy Proの説明

(2)　設定メニューから「Auto-backup my WorkFlowy to Dropbox」にチェック

Dropboxバックアップを利用するには、そのための設定が必要です。

まず、上部バー右端にある「▼」を選択して、「Settings」から、設定メニューに入ります。

Dropboxバックアップを利用するためには、ここで、「Auto-backup my WorkFlowy to Dropbox」のチェックボックスにチェックを入れることになります。

(3)　Dropboxの認証

チェックを入れると、Dropboxの認証が始まります。ブラウザからDropboxにログイン済みであれば、改めてのログインは不要です。

認証を終えた後は、Dropboxのアカウント設定で、「リンク済みのアプリ」のリストに「WorkFlowy」が表示されていることを確認できます。

WorkFlowyとDropboxは、どちらもクラウドサービスです。クラウドサービス同士をつなぐので、ひとつの端末から設定すれば、それですべての設定は完了します（つまり、利用端末ごとに設定する、などは不要です）。

3．Dropboxに作成されるファイル

Dropboxに作成されるファイルは、こんな感じです。

• WorkFlowy
  • WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).txt
  • Data
    • (IDの登録メールアドレス).2016-01-19.workflowy.backup
    • (IDの登録メールアドレス).2016-01-18.workflowy.backup
    • ・・・
    • (IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.workflowy.backup
  • History
    • WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).2016-01-19.txt
    • WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).2016-01-18.txt
    • ・・・
    • WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.txt

(1)　ファイルが作成される場所（フォルダ）

Dropboxの中の、どこにファイルが作成されるのでしょうか。

まず、

• Dropbox
  • アプリ

というフォルダの中に、「WorkFlowy」というフォルダが作成されます。

そして、「WorkFlowy」というフォルダの中に、

• Data
• History

という2つのフォルダが作られます。

こうしで自動的に作られた「WorkFlowy」「Data」「History」という3つのフォルダに、バックアップファイルが自動的に作成されていきます。

(2)　作成されるファイルの種類

Dropboxに作成されるファイルは、以下の3種類です。

a．最新テキストファイル [ WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).txt ]

ひとつめは、 [ WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).txt ]という名前のテキストファイルです。

このファイルを開いてみると、アウトラインの内容を階層構造を反映したテキストデータになっています。

たとえば、上のスクリーンショットは、WorkFlowyのアウトラインにおける、次の部分に対応するテキストデータです。

このテキストファイルは、「WorkFlowy」フォルダの中に作られます。

ファイルの個数は1個です。毎日、最新の内容が上書き保存されます。

b．テキストファイル [ WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.txt ]

ふたつめは、 [ WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.txt ]という名前のテキストファイルです。

ファイルの中身は、先ほどの最新テキストファイルと同じです。ただ、上書き保存ではなく、1日ごとに履歴を全部保存します。

このテキストファイルは、「History」フォルダの中に作られます。「History」フォルダの中に、ファイル名に日付を含んだこれらのファイルが、ずらりと並ぶわけです。

c．データファイル [ (IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.workflowy.backup ]

みっつめは、 [ (IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.workflowy.backup ]という名前のファイルです。

このファイルは、自然言語ではありませんので、人間には読めません。テキストエディタで開くことができますが、意味の分からない1行の文字の羅列に過ぎません。

このファイルは、「Data」フォルダの中に、1日ごとに作られます。「Data」フォルダの中に、ファイル名に日付を含んだこれらのファイルが、ずらりと並びます。

(3)　ファイルが作成されるタイミング

a．頻度は、1日1回

これらのファイルは、1日1回、作成されます。

頻度は設定できません。1日1回です。

b．時刻は、日本時間で朝6時過ぎ？

これらのファイルが作成されるのは、私のアカウントでは、毎朝6時12分ころです。

差分メールが送信される時刻と同時刻だと思います。

4．作成されたファイルの利用

Dropboxに作成されたファイルは、どのように利用できるでしょうか。

(1)　テキストファイルの利用

テキストファイルは、人間も判読できる普通のテキストファイルです。そのため、そのテキストファイルを読んだり、一部をコピーしたりして使うことができます。

では、WorkFlowyにデータを戻すことはできるでしょうか。

完全に戻すことはできませんが、かなりの程度、可能です。

方法は簡単。テキストファイルを開き、WorkFlowyに戻したい一部をコピーし、

WorkFlowyのアウトラインにペーストします。Importです。もともとの階層構造を維持した状態で、WorkFlowyに戻すことができます。

テキストファイルからの復元は、要するに、

• WorkFlowyからPlain TextでExportしたテキストファイルを、
• WorkFlowyにImportする

という作業と同じです。

ExportとImportそれぞれの基本は、以下の記事にまとめました。

• WorkFlowyのExportの基本（テキストファイル、Word、Evernote、Gmail）
• WorkFlowyのImportの基本（テキストファイル、Excel、Evernote）

これらを踏まえて、いくつかの細かい点を整理します。

a．トピックの階層構造

テキストファイルのトピック階層構造は、行頭のスペースと記号で表現されています。

次のルールです。

• 第1階層
  • 「-」1個・半角スーペース1個
• 第2階層
  • 半角スペース2×2個、「-」1個・半角スペース1個
• 第3階層
  • 半角スペース2×3個、「-」1個・半角スペース1個
• ・・・
• 第N階層
  • 半角スペース2×N個、「-」1個・半角スペース1個

b．note

トピックのnoteは、どのように扱われるでしょうか。

WorkFlowyのnoteとは何か？　どう活用できるのか？

Exportの際は、noteの内容が「””」で囲まれます。

他方で、このデータをインポートしても、「””」で囲まれた部分がnoteに入ることはありません。トピック本文に、「””」で囲まれたテキストとして、Importされるだけです。

この上、noteの階層が1段下がる分、子トピックなどの階層もずれてしまいます。

c．Complete

Completedになったトピックは、どのように扱われるでしょうか。

WorkFlowyの「Complete」の基本

テキストファイルへExportする際は、トピック本文の行頭に、「[COMPLETE] 」という文字列が追記されます。

他方で、このデータをImportしても、Completedのトピックにはなりません。トピック本文に、行頭に「[COMPLETE]」という文字列が追記されたテキストとして、Importされるだけです。

d．下線・太字・斜体

テキストに設定した文字装飾（下線・太字・斜体）は、どうなるでしょうか。

WorkFlowyの下線・太字・斜体の基本と応用

テキストファイルへのExport時は、無視されます。下線・太字・斜体が文字に設定されていても、これらの情報がテキストファイルへ伝わることはありません。

テキストファイルに情報が渡っていないので、インポートしたときも、当然、下線・太字・斜体は反映されません。

e．まとめ

Dropboxバックアップによって作成されたテキストファイルは、WorkFlowyのアウトラインそのものを復活させるためのデータとしては、完璧ではありません。

しかし、トピックやnoteに格納されているテキストデータ自体は、すべてこのテキストファイルに保管されています。

テキストファイルは1日ごとで自動的に保存され、しかも残り続けるため、自分にとってのよいログになります。

(2)　データファイルの利用

「Data」フォルダに保存されるデータファイルは、人間には読めません。コピー&ペーストしても、どうにもなりません。どのように利用したらよいのでしょうか。

結論として、現時点（2016-01）では、ユーザー自身がこのファイルを利用する方法は提供されていません。

では、どうすればよいのでしょうか。

WorkFlowy公式にデータファイルを送ることで、WorkFlowy公式がアウトラインデータを復旧してくれる、という使い方が想定されているようです。

なお、将来的には、ユーザー自身がバックアップファイルからデータを復旧できる機能が追加されることが予定されています。

What are DropBox Backups? – WorkFlowy

5．Dropboxバックアップの注意点

Dropboxバックアップ機能には、いくつかの注意点もあります。

(1)　Dropboxのデータ容量が逼迫する

ひとつめは、Dropboxの容量消費です。Dropboxバックアップを有効にしていると、Dropboxの残容量が、わりとすぐに逼迫します。

なぜかといえば、アウトライン全体のデータが毎日2つずつ保存されるためです。

WorkFlowyのデータはテキストベースなので、それほど大きくはありません。しかし、アウトラインに含まれるトピック数が10万を超えると、それなりの容量になります。たとえば私の場合、トピック数約25万個で、テキストファイルが約30MB、データファイルが約60MBです。合計90MB。

この合計90MBが、来る日も来る日も休まずDropboxに保存されるのですから、数GB消費するのはあっという間です。

Dropboxバックアップ機能に、次のいずれかの設定が用意されれば、問題は解消します。

• バックアップ対象を選択する設定
  • たとえば、「flow」トピック以下のみをバックアップする。
• バックアップの頻度を選択する設定
  • たとえば、1週間ごとにバックアップする。

しかし、現状では、いずれの設定も不可能です。

そこで、対策として、私は、定期的にバックアップファイルをローカルのハードディスクに移動し、Dropboxから削除しています。Dropboxとローカルのハードディスクを同期しているのなら、パソコン上でDropboxのフォルダからバックアップファイルを移動するだけなので、簡単です。

(2)　情報管理の観点

ふたつめの注意点は、情報管理の観点です。

WorkFlowyのアウトラインは、すべてがひとつの場所に同居した、ただひとつのアウトラインです。

このアウトラインには、いろんな大切な情報が含まれています。たとえば私なら、ブログに関すること、子育てや旅行など家族に関すること、大学の講義に関すること、HandyFlowy&MemoFlowyに関することなどです。

ですから、WorkFlowyのアウトラインは、慎重に扱わなければいけません。

アウトラインデータが、WorkFlowyのサーバーにしかないのなら、情報管理はシンプルです。WorkFlowyのIDとパスワードをきちんと管理するしかありません。

しかし、Dropboxにバックアップすると、情報管理が複雑になります。管理の対象が広がりますし、別の注意が必要になるためです。

まず、当然ですが、Dropboxのアカウントをきちんと管理しなければいけません。次に、Dropboxにはテキストファイルが作られますので、このテキストファイルを慎重に管理しなければいけません。なにせ、テキストファイルを開きさえすれば、アウトラインのすべてを読むことができてしまうのですから。

Dropboxへのバックアップは自動ですし、便利です。しかし、情報管理は格段と複雑になります。Dropboxバックアップを利用するか否かは、この点からも検討しなければいけません。

6．おわりに

Dropboxバックアップは、WorkFlowyがクラウドサービスであることの強みを活かした機能です。一度設定しさえすれば、あとはバックアップファイルが自動的にDropboxに蓄積され続けます。

何のトラブルもない間は、何の恩恵もありません。でも、非常時には、とても心強い機能です。特に、今後、ユーザー自身が、データファイルからアウトラインを復元できるようになれば、確実なバックアップ手段となるでしょう。

他方で、ちりも積もれば山となってDropboxの容量を食い潰しますし、情報管理も複雑になります。

自分のWorkFlowyを含む情報システムにおいて、このDropboxバックアップがどのように機能するかを考えた上で、導入をご検討ください。