【Toodledo×IFTTT×Evernote】Toodledoの完了タスク情報を、Evernoteに蓄積し、タグで管理する
公開日:
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Evernote
目次
1.Toodledo→[IFTTT]→Evernote
私は、Toodledoを中心に、個人的なタスク管理システムを組み立てています。
Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)
私は、Toodledoには、おおむね、満足しています。でも、完了タスク情報から価値を生み出す点については、(GoogleカレンダーやGmailと比較して、)Toodledoはちょっと弱いのではないかと感じています。私は、個人的なタスク管理システムの重要な役割のひとつは、完了タスクから価値を生み出すことだと思っていますので、この点で、Toodledoに対しては、課題を感じていました。
Toodledoの完了タスクの情報から、価値を掘り出す・ログとしての価値とマニュアルとしての価値
そこで、私は、この点を、IFTTTとEvernoteによって補完することにしました。つまり、IFTTTを使って、Toodledoの完了タスク情報を、自動的にEvernoteに蓄積することによって、Evernoteの中から、完了タスク情報の価値を掘り出すことにしたわけです。
この意味で、IFTTTとEvernoteは、Toodledoと同じくらい大切な、私の個人的なタスク管理システムの構成要素です。私のタスク管理システムは、Toodledoで未了タスクを管理し、Evernoteで完了タスクを管理する、というものです。
2.「ひとつのToodledoタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る」レシピ
(1) Toodledoでひとつのタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る、という方法を採用した理由
Toodledoの完了タスクをIFTTTでEvernoteに蓄積しようと思い立ったとき、私が最初に考えたのは、どの単位でEvernoteノートを作るとよいだろうか、ということでした。
選択肢は、大きく分けてふたつです。
第1に、Toodledoでひとつのタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る、という方法です。
第2に、何らかの基準によって複数の完了タスクをまとめて、複数の完了タスクに対してひとつのEvernoteノートを作る、という方法です。
これまで私が採用していた方法は、第2の方法でした。1日1ノートという単位でまとめて、Evernoteに蓄積する方法です。
Evernote×タスク管理(3) これが決定版!Toodledoの完了タスクを1日1ノートでEvernoteに蓄積する方法
第2の方法を採用した理由は、第1の方法(ひとつのToodledoタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る方法)を採用すると、ノートの数が増えすぎて、問題が生じるのではないかと思っていたためです。具体的には、同期に時間がかかるということと、よく使う重要なノートが紛れてしまうということを危惧していました。
しかし、最近、この2つの心配は、杞憂だということに気づきました。
まず、最近のEvernoteは、かなり同期速度が速いです。テキスト情報のみのノートの数がいくら増えても、それによって同期速度が目に見えて低下することは、ありません。
次に、先日、私は、「フロー・ストック・アーカイブ」という分類でEvernoteを整理することにしました。この分類を採用すれば、アーカイブにどれだけたくさんのノートが増えても、フローに分類されるノートは影響を受けません。
【Evernoteを整理する】ノートブックを、フロー・ストック・アーカイブのスタックにまとめる
そこで、私は、最近、「ひとつのToodledoタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る」という方法を始めました。
(2) レシピの紹介
a.レシピの共有
追加したのは、このレシピです。共有します。
b.概要
TriggerはToodledoの「Any task completed」、ActionがEvernoteの「Create a note」です。
設定項目は、Evernoteにどんなノートを作るか、だけです。どんなノートを作ってもよいと思うのですが、私は、こんな感じにしました。
c.Evernoteのノートブックとタグ
ノートブックは、専用のノートブックにしました。何でもよいと思うのですが、とりあえず、デフォルトのまま「IFTTT Toodledo」にしておきました。このノートブックに、このレシピで作るすべての完了タスクノートを集めます。
では、どのように分類するか。基本的には、タグを使うことを想定しています。つまり、「Folder」のタグを自動でつけることにします。こうしておけば、Evernote内で、Folder名のタグによって検索すれば、Toodledoの特定のFolderのみに属していた完了タスクだけを拾い出すことができます。
(なお、ついでに、CompletedAt(完了日)のタグもつけておきました。ただし、完了日のタグは、なぜか、Evernote上では、年のタグと、月日のタグに分離してしまいます。)
d.Evernoteノートのタイトル
Evernoteノートのタイトルは、「【Folder】Title」という形式にしました。つまり、「【ToodledoのFolder名】Toodledoのタスク名」という形式です。
先頭に【Folder】をつけたのは、Evernote内で、ノートをタイトルで並び替えることによって、きれいに並ぶんじゃないかなと考えたためです。
e.Evernoteノートの本文
- 1行目にタスクのタイトルを、
- 2行目にタスクのメモを、
- 3行目から、Folder、Priority、Tags、締切り日を、
- 最終行に完了日を書きました。
私にとってのポイントは、何をいつやったか、なので、1,2行目にタスクのタイトルとメモを記載し、最後に完了日を書くことは必須でした。残りは、なくてもよいかなと思いましたが、まあ、一応。
3.まとめ
Toodledoの完了タスク情報から価値を掘り出すためには、IFTTTによって、完了タスク情報を自動的にEvernoteに蓄積するのがおすすめです。私の個人的タスク管理システムは、未了タスクの管理をToodledoが担い、完了タスク情報からの価値掘り出しをEvernoteが担い、その間をIFTTTがつなぐ、というものです。
Toodledoで1つのタスクを完了させるごとに、Evernoteに1つのノートを作るのも、Evernoteの使い方によっては、ありです。
その一例が、こちらのレシピです。
このレシピの考え方は、Toodledoの完了タスクを1タスク1ノートでEvernote(のひとつのノートブック)に集め、Evernote内の分類は自動で付与するタグによって行う、というものです。
よろしければ、お試し下さい。
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