タスク管理で大切な3つのことは、すぐやることと、すぐやれる単位に切り分けることと、すぐやらないタスクを管理すること

0．はじめに

タスク管理というと、やることリストを作ったり、リマインダーの仕組みを整えたり、フォルダわけやコンテキストを考えたり、優先順位をつけたり、という、複雑で難しいことを考えがちです。これらのことも大切なのですが、これら以前のもっと基本的な次元の話として、私は、常々、次の3つが大切だと考えています。

1. すぐやること
2. すぐやれる単位に切り分けること
3. すぐやらないタスクを管理すること

1．すぐやること

私自身が仕事をする上で、いちばん役に立っている考え方は、「すぐやる」です。仕事の性質ややり方によっても異なると思うので、一般化はできないのですが、少なくとも私自身にとっては、「すぐやる」の効果は絶大です。

「すぐやる」とは、文字通り、すぐやることです。すぐに、自分がやらなければいけないタスクにとりかかり、すぐにその場でそのタスクを完了させることです。後回しはしません。すぐその場で片付けてます。すぐやることによって、タスクを後に残さないように心がけます。

「すぐやる」を習慣にすれば、自分の手持ちタスクは、確実に減ります。すぐやれるタスクが手つかずでタスクリストに居座っている状態は、精神衛生上、よくありません。すぐやれるタスクを片っ端からすぐやってタスクリストから削除することによって、気持ちよい状態を生み出すことができます。

私の場合、「すぐやる」場合には、タスクの優先順位は気にしません。タスクリストに並ぶタスクのうち、上から順番に片付けます。重要でないタスクのすぐ下に重要なタスクが控えていても、優先順位は考えずに、上から順番にひとつひとつ片付けます。

2．すぐやれる単位に切り分けること

(1) すべてをすぐやることが不可能である理由

「すぐやる」が優れたタスク処理方針だとしても、すべてのタスクをすぐやることができるわけではありません。

まず、手持ちタスクのすべてが、今、この場で、自分ひとりでできるタスクというわけではありません。タスクの中には、今すぐには取りかかることができないタスクや、自分ひとりでは取りかかることができないタスク、この場では取りかかることができないタスクなどが、一定割合、存在します。

次に、完了させるためにいろんなことが必要なタスク、完了させるために長時間を費やす必要があるタスクがあります。このような大規模タスクは、すぐにはできないので、すぐやることが困難です。

(2) タスクをすぐやれる単位に切り分ける

そこで、タスクをすぐやれる単位に切り分けることが大切になります。

まず、今、この場で、自分ひとりでできないタスクは、そのタスクの中から、今、この場で、自分ひとりでできるタスクを切りとります。ここまでなら、今、この場で、自分ひとりでできる、という部分をひとつのタスクとして切り出します。

次に、大規模タスクは、行程ごとや一定の所用時間ごとに、すぐやれる程度のタスクに切り分けます。

タスクをすぐやれる単位に切り分けるためには、とりあえず途中まででも取りかかってみるのがいちばんです。とりあえず始めてしまえば、完了のためにどのような行程が必要かとか、いつの誰の何を待つ必要があるかなどがわかってきます。それらがわかった時点で、その都度、タスクを切り分ければ問題ありません。

3．すぐやらないタスクを管理すること

「すぐやる」を基本方針にするとしても、すぐやれないタスクが一定数残ります。仮に、すぐやれるタスクばかりだとしても、同時に複数のタスクを並行して行うのは困難ですので、今、すぐやっているタスクの他に、すぐやらないタスクが存在するはずです。

すぐやらないタスクは、現時点でやっていないので、意識の外にあります。他方、すぐやらないとしても、いつかはやらなければいけないタスクなので、忘れてしまうわけにはいきません。そこで、このすぐにはやらないタスクを管理することが、タスク管理のひとつの役割です。

すぐやらないタスクを管理するメリットとしては、

1. すぐやらないタスクを忘れない
2. すぐやれなかったタスクがすぐやれる状態になったときに、すぐにやれる
3. すぐやらないタスクも含めて、手持ちタスクが全部でどれだけあるのか把握できる

という3点を挙げることができます。