WorkFlowyを共同制作環境として活用する(1)　共同制作環境のために役立つWorkFlowyの基礎知識

1．HandyFlowyとMemoFlowyを生み出したのは、WorkFlowy共有トピック

HandyFlowy&MemoFlowyは、WorkFlowyの共有トピックから生まれました。

HandyFlowy&MemoFlowy開発チームのメンバーは、WorkFlowyのトピックを編集可能状態でプライベート共有しています。私たちは、WorkFlowy共有トピックの中で、アイデアを出し合ったり、調査したことを共有したり、アプリのバージョン情報を記録したりしながら、HandyFlowyとMemoFlowyという2つのアプリを育ててきました。

このWorkFlowyの共有トピックがなければ、私たちによるアプリ開発がこんなにもうまく進むことはなかったのではないか、と思います。この意味で、WorkFlowyは、HandyFlowy&MemoFlowyを共同で制作するためのとても優れた環境として機能してくれました。

とはいえ、WorkFlowy自体は、とてもシンプルなクラウドアウトライナーです。WorkFlowyは、そのままでは、共同制作のための道具ではありません。だから、WorkFlowyを共同制作のための環境として機能させるためには、指針となる基本的な考え方や、いくつかの具体的なコツが必要のように思います。

私たちが共有トピックを立ち上げてから、早くも9か月が経過しました。この9ヶ月間、私たちは、共有トピックの使い方について、いろんな試行錯誤をくり返してきました。本記事では、その経験から学んだ基本的な考え方といくつかの具体的なコツを、何回かに分けて、皆様と共有します。

本記事で扱うのは、WorkFlowyを共同制作環境として活用するために役立つ、基礎的な知識です。

2．WorkFlowyトピック共有の基礎知識

WorkFlowyを共同制作環境として使うために、何か特別な機能を使うわけではありません。

使っているのは、基本的には、WorkFlowyが備えるトピック共有機能です。そこで、最初に、WorkFlowyのトピック共有機能の基礎知識を確認します。

(1)　WorkFlowyのトピック共有機能を理解するための3つの軸

WorkFlowyのトピック共有には、いくつかの種類があります。WorkFlowyの共有機能の全体像を掴むには、次の3つの軸を意識することが有益です。

• 何による共有か？
  • 共有用URLによる共有（共有用URLを知っている人は、利用可能）
  • プライベート共有（共有者が許可したアカウントのみ、利用可能）
• 共有を受けた人は、何ができるか？
  • 閲覧のみ（View）：閲覧はできるけれど、編集はできない
  • 編集も可（Edit）：閲覧も編集もできる
• 共有を受けたトピックを、どのように利用するか？
  • 共有を受けたトピックだけを独立に利用する
    • 自分のアウトラインとは別に、共有を受けたトピックを最上位階層とする独立のアウトラインを利用するかたちになる
  • 共有を受けたトピックを、自分のアウトラインに埋め込んで利用する
    • 共有を受けたトピックを、自分のアウトラインに埋め込む
    • 共有を受けたトピックも、自分の「ただひとつのアウトライン」の一部になる

WorkFlowyの共有機能を理解するための3つの軸、価値を引き出すためのマトリクス

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WorkFlowyの共有トピックを共同制作環境として利用するなら、2つ目の「共有を受けた人は、何ができるか？」と3つ目の「共有を受けたトピックを、どのように利用するか？」については、それぞれ、次のものであることが望まれます。

• 共有を受けた人は、何ができるか？
  • 編集も可（Edit）：閲覧も編集もできる
    • 閲覧のみでは、共同制作環境としては、機能しない。
• 共有を受けたトピックを、どのように利用するか？
  • 共有を受けたトピックを、自分のアウトラインに埋め込んで利用する
    • 共有を受けたトピックを、自分の「ただひとつのアウトライン」の一部として、一体的に利用する。

これに対して、1つ目の「何による共有か？」は、どちらでも構わないものの、情報管理の観点から、プライベート共有のほうが望ましいのではないかと思います。

(2)　WorkFlowyのトピック共有機能を利用するにあたって、知っておくと役に立つ知識

WorkFlowyのトピック共有機能を利用するには、次のいくつかのことを知っておくと、役に立ちます。

WorkFlowyの共有機能の使い方と、知っておくと役に立つ知識

a．そもそも、WorkFlowyのトピック共有機能は、どのように働くのか？

まず、そもそも、WorkFlowyのトピック共有機能は、どのように働くのか、ということ。

「編集可能」×「自分のアウトラインに埋め込む」共有を前提とすると、共有トピックは、自分の「ただひとつのアウトライン」の一部分と、ほとんど同じです。自分が他者に共有しているトピックはもちろんですが、他者から自分が共有を受けているトピックも、自分のトピックとだいたい同じです。

共有トピックは、自分のアウトラインの一部で、自分のトピックとだいたい同じです。ですから、共有トピックに対しても、WorkFlowyの機能の大部分を利用できます。検索も、「WorkFlowyのURL」も、Exportも、Starページも、何でも大丈夫です。

共有している側から見ると、自分のアウトライン全体のうち一部分が、他者のアウトラインの中に溶け込んでいるイメージになります。

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共有トピックに加えた変更は、どのように反映されるのでしょうか。

これもシンプルです。自分が共有トピックに加えた変更は、他の共有者のアウトラインに反映され、他の共有者が共有トピックに加えた変更は、自分のアウトラインに反映されます。

この変更の反映は、瞬時に、いつの間にか、終わります。他の端末から加えた変更が手元の端末に反映されるのと同じような感じです。

（他の共有者が共有トピックを編集するのと同時に、自分のアウトラインから共有トピックを見ていると、自分が何も触っていないのに、文字が現れたりトピックが作成されたるなど、トピックが動きます。ちょっと不思議で、面白い光景です。）

b．新規作成トピック数は、どのアカウントにカウントされるか？

次に、新規作成トピック数制限との関係は、どうでしょうか。

WorkFlowyは無料で使い始めることができますが、無料アカウントにはいくつかの制限が設けられています。このうち、もっとも大きな制限が、1ヶ月間に新しく作成できるトピックの数が限定されている、という新規作成トピックス数の制限です。

WorkFlowyの共有トピックを利用している場合、この新規作成トピック数は、どのようにカウントされるのでしょうか。

ポイントは、

「トピック数は、共有トピックのオーナーのアカウントにカウントされる」

ということです。

共有トピックの子孫トピックとして新しいトピックが作成されたとき、その子孫トピックを新しく作成したのが誰であっても、新規作成トピック数は、オーナーのアカウントにカウントされます。

（と、いうことは、共有する側がProなら、制限なしです。）

c．競合する変更は、どのように処理されるか？

クラウドサービスには、いわゆる「競合する変更」がつきものです。

WorkFlowyの競合する変更は、同一トピックに対する編集が競合した場合にだけ、生じます。親子関係にあるトピックでも、問題ありません。

他方で、生じてしまった場合は、競合する複数の変更のうち、ひとつだけが反映され、それ以外は闇に葬られます。

WorkFlowyの同期の基本

e．共有トピックに対して、複数人が同時に編集を加えると、どんな現象が生じるか？

現時点（2016年7月）では、未変換の日本語入力が確定する現象が生じます。

唯一にして最大の難点といってもよいかと思います。

f．共有を受けたトピックは、差分メールやDropboxバックアップの対象となるか？

なります。

WorkFlowyの差分メールの基本

WorkFlowyのDropboxバックアップの基本

(3)　WorkFlowyのトピック共有機能と、「WorkFlowyのURL」

a．「WorkFlowyのURL」

WorkFlowyのトピックは、それぞれ、固有のURLを持っています。また、WorkFlowyは、特定の検索状態に対応するURLも持っています。

これらのURLを、私は「WorkFlowyのURL」と呼んでいます。

この「WorkFlowyのURL」は、シンプルでありながら、応用範囲のとても広い機能です。「WorkFlowy専用Firefox」も、HandyFlowyの検索機能も、MemoFlowyのInboxも、全部「WorkFlowyのURL」のおかげで実現している機能です。

「WorkFlowyのURL」を取得する方法の基本

「WorkFlowyのURL」の基本

b．共有と「WorkFlowyのURL」

では、トピックを共有したとき、「WorkFlowyのURL」は、どのようになるのでしょうか。

(a)　自分のアウトラインに埋め込んでいない場合

自分のトピックに埋め込んでいない場合、共有トピックの「WorkFlowyのURL」は、

https://workflowy.com/s/xxxxxxxxxx

という形をしています。

分解すると、

• [https://workflowy.com]
• [/s]
• [/xxxxxxxxxx]

つまり、

WorkFlowyのドメイン+s+10桁のランダムな英数字

です。

さらに、共有トピックの子孫トピックは、

https://workflowy.com/s/xxxxxxxxxx#/aaaaaaaaaaaa

という形をしています。

分解すると、

• [https://workflowy.com]
• [/s]
• [/xxxxxxxxxx]
• [#]
• [/aaaaaaaaaaaa]

つまり、

上と同じ［WorkFlowyのドメイン+s+10桁のランダムな英数字］に加えて、

［#］と12桁のランダムな英数字、となります。

この12桁のランダムな英数字は、共有者（所有者）のアウトラインにおけるもともとの「WorkFlowyのURL」の12桁と一致します。

(b)　自分のアウトラインに埋め込んだ場合

共有トピックを自分のトピックに埋め込んだ場合、このURLはどうなるでしょうか。

URLの形は、共有されたトピックそのものも、そのトピックの子孫トピックも、

https://workflowy.com/#/yyyyyyyyyyyy

という形です。

つまり、共有されていない自分のトピックとまったく同じ形です。

では、共有されたトピックを自分のアウトラインに埋め込んだときの、12桁のランダムな英数字は、共有者（所有者）のアウトラインにおけるもともとの「WorkFlowyのURL」の12桁と、一致するのでしょうか。

共有されたトピックそのものは、一致しません。

しかし、子孫トピックは、一致します。

そのため、共有トピックの根本より下の子孫トピックについては、共有者全員で、「WorkFlowyのURL」は一致しています。

3．WorkFlowyを共同制作環境として活用するために役立つ各機能

WorkFlowyを共同制作環境として活用するために役立つWorkFlowyの機能を、ざっと概観します。

(1)　トピック階層構造

WorkFlowyの共有機能は、あるトピックを、そのトピックの子孫トピックごと、共有する機能です。

そこで、大前提として、トピックの親子関係を理解しておく必要があります。

また、共有トピックにおけるコミュニケーションにおいて、階層構造それ自体が大きな役割を果たします。この意味でも、トピック階層構造の基本的な形を押さえておくとよいです。

WorkFlowyのトピック階層構造の説明

(2)　WorkFlowy基本操作

WorkFlowy共有トピックで作業するには、共有者がWorkFlowyの基本操作を一定レベルで身につけておくとスムーズです。

もっとも、WorkFlowyの操作は、シンプルで直感的なので、適当に触っていれば、それほど問題ありません。

それでもあえて基本操作を整理すれば、次の5つになります。

• 「トピック」を立てて、トピックにテキストを入力する
• トピックに段差を作って、「アウトライン」にする
• トピックを「移動」する
• トピックに「Zoom」する
• トピックを「折りたたむ」「展開する」

［厳選］入門一歩めから役立つWorkFlowy基本操作5選

(3)　検索・タグ

共有トピックの中で、最近ホットな話題や、自分に関係のある話題を追うには、検索やタグが便利です。

また、共有トピックの中に出てきた話題に、自分なりのリマインダを設定するためにも、検索機能・タグ機能が役に立ちます。

WorkFlowy検索の基本と応用

WorkFlowyのタグの基本

検索機能は、トピックのメタ情報と組み合わせると、より一層、力を発揮します。

(4)　トピックのメタ情報

WorkFlowyのトピックは、そのひとつひとつが、メタ情報を持っています。

WorkFlowyの「トピック」とは何か？

共同制作環境のためには、次の3つのメタ情報の活用が考えられます。

a．更新日時情報（検索キーとして活用する）

更新日時情報は、そのトピックが更新された日時です。ブレットにカーソルを置くと表示されます。

更新日時情報は、検索のキーとして利用できます。

「last-changed:」です。

たとえば、「last-changed:6h」であれば、最近6時間以内に検索されたトピックがヒットします。

共有トピックの最新の話題を追う際に、大変重宝します。

b．Complete情報（Completeされているか否か&Completeされた日時）

Complete情報は、トピックがCompleteされているか否かと、トピックがいつCompleteされたか、です。

Complete情報も、検索キーに使えます。

Completeされているトピックを検索するには、

「is:complete」

です。

さらに、Completeされた日時で検索できます。

「completed:」

です。

たとえば、ここ2日間でCompleteされたトピックを検索するには、

「completed:2d」

とします。

トピック運用ルールと組み合わせれば、共有トピック自体で共同のタスクを管理することだってできるのではないかと思います。

c．変更を加えた人（今後に期待）

WorkFlowyは、「最も最近にトピックを更新したのは誰か」というメタ情報を持っているようです。共有トピックの自分以外の共有者が更新したブレットにカーソルをあてると、「(by collaborator)」という表示があるためです。

が、しかし、以下の2点で、今のところ、あまり実用的ではありません。

• 自分か自分以外か、は分かるけれど、誰か、は分からない。
• 検索キーにできない（自分以外の人が更新したトピックだけを検索する、という利用は、できない）
  • ひょっとするとできるかもしれないけれど、私は知りません。。。

この2点が解消されると、ものすごく大きな可能性を発揮するんじゃないかと思います。今後に期待です。

4．続く

基礎知識を概観しました。

総花的になってしまいましたが、多くの点は、実際にやってみれば、それほど困りません。

細かいけれど役に立つポイントは、

• 共有トピックにおける「WorkFlowyのURL」
  • メンバーが自分のアウトラインに埋め込んでしまえば、（共有トピックそのものを除き、）「WorkFlowyのURL」は、共有者全員で一致する
• 「last-changed:」による検索

の2点ではないかと思います。

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次回以降は、基本的な考え方や、具体的な運用ルールの例などをお話しします。