タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク管理ツールが残す行動記録の量と質が、劇的に高まる

1．「行動記録を残す」というタスク管理ツールの役割

一般的に、タスク管理ツールの役割は、未了タスクの管理だと考えられています。これから自分がやるべき未来のタスクを実行していく予定を管理するのが、タスク管理ツールの役割だ、という考え方です。

でも、タスク管理ツールは、完了タスクを管理することもできます。つまり、これまでに自分がやった過去のタスクを記録することを、タスク管理ツールで実現することができます。

タスク管理は、未来だけでなく、今と過去を扱う

タスク管理ツールが、過去に実行したタスクを記録するという役割を果たすことができる、というのは、あらためて考えれば、あたりまえなのかもしれません。

タスク管理ツールに登録されるのは、これからの未来に実行される予定のタスクです。でも、これらのタスクは、実行されるはずです。そして、これらのタスクが実行されれば、タスク管理ツール上で、これらのタスクは、完了とされます。

完了とされたタスクは、通常、タスク管理ツールからは見えなくなります。でも、タスク管理ツールから消去されるわけではありません。そのため、タスク管理ツールの中には、未了タスクの情報だけでなく、完了タスクの情報、つまり、そのタスクが完了になったという情報が存在しています。

別の見方をすれば、タスク管理ツールの中には、

• 未来のタスクが予定として登録され、
• 今、実行されたタスクが完了とされ、
• 過去に実行されたタスクが記録として残る、

という、タスクに関する情報の流れが存在します。

タスク管理ツールが「行動記録を残す」という役割も果たしてくれる、というのは、こういうことです。

Toodledoの完了タスクの情報から、価値を掘り出す・ログとしての価値とマニュアルとしての価値

2．タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク管理ツールが残す行動記録の量と質が、劇的に高まる

(1)　タスク管理ツールが残す行動記録は、タスク管理ツールが管理するタスク情報に依存する

タスク管理ツールは行動記録を残してくれます。でも、タスク管理ツールが残してくれる行動記録に自分が必要とする情報がすべて含まれているかどうかは、何とも言えません。

というのも、タスク管理ツールが残す行動記録に含まれる情報は、タスク管理ツールが管理するタスクの情報に依存するからです。

たとえば、タスク管理ツールで管理するタスクの情報が、

• タスクの内容
• 実行日

の2つだったら、タスク管理ツールが残す行動記録に含まれる情報は、

• どんなタスクを
• いつ実行したか

という2つだけです。

タスク管理ツールが残す行動記録に含まれる情報は、原理的に、タスク管理ツールが把握しているタスクの情報を超えられません。

(2)　タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク管理ツールが残す行動記録の量と質が、劇的に高まる

このように、タスク管理ツールが残す行動記録に含まれる情報は、タスク管理ツールが把握するタスクに関する情報に依存します。量も質も、依存します。

逆に言えば、タスク管理ツールが把握するタスクに関する情報が増えれば、タスク管理ツールが残す行動記録に含まれる情報も、増えます。タスクに関する情報の量と質が増えれば、行動記録に含まれる情報の量と質が増えます。

そして、「瞬時レビュー」は、タスク管理ツールが把握するタスクに関する情報の量と質を増やします。「瞬時レビュー」をする前、タスク管理ツールが把握するタスクに関する情報は、

• どんなタスクを
• いつ実行したか

だけでした。

でも、「瞬時レビュー」をすれば、どんなタスクを、いつ実行したか、に加えて、

• タスクを実行したとき、どんな感情を抱いたか
• タスクを実行したとき、どんなことを考えたか
• タスクを実行して、次のタスクに対して、どんな改善を施したか

といった情報を、タスク管理ツールが把握します。

ということは、「瞬時レビュー」をすれば、タスク管理ツールが残す行動記録の量と質は、高まります。それも、次元が変わるレベルで、劇的に高まります。

このように、「行動記録を残すこと」をタスク管理ツールの役割であると捉えれば、「瞬時レビュー」は、この役割のレベルを劇的に高める点で、大きな価値を持つ行動になります。

これも、最近の私が、「タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をする」ことを絶賛している理由のひとつです。

3．Toodledoで「瞬時レビュー」をすると、Evernoteに生成される電子業務日誌の量と質が、劇的に高まる

最後に、もう少し具体的なことを書きます。

私は、タスク管理ツールにToodledoを使い、Toodledoの完了タスク情報をIFTTT経由でEvernoteに電子業務日誌として蓄積しています。そこで、「Toodledoで「瞬時レビュー」をすると、Evernoteに蓄積される電子業務日誌の量と質が、劇的に高まる」ということを書きます。

(1)　Toodledoに「行動記録を残す」役割を求めるため、電子業務日誌の仕組みを作る

理屈で言えば、Toodledoには、自分が実行したタスクに関する豊かな情報が流れているはずです。でも、Toodledoは、完了にしたタスクの情報を参照することが、あんまり得意ではない気がします。そこで、私は、IFTTTを使って、Toodledoの完了タスク情報を、Evernoteなどに蓄積しています。

Evernote×Toodledo Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積するiftttレシピの整理

Toodledoの完了タスク情報をEvernoteに蓄積する方法には、様々な選択肢があります。また、これに対応して、たくさんののIFTTTレシピが考えられます。

この中で、私が基本に据えているのは、Toodledoの完了タスクを1日1ノートでEvernoteに蓄積する、という電子業務日誌です。

【Toodledo×IFTTT×Evernote】電子業務日誌を自動的に作成する

このように、Toodledoに「行動記録を残す」という役割を果たしてもらうため、私は、IFTTTを使って、電子業務日誌の仕組みを作っています。

(2)　Toodledoのタスクのノート欄で、「瞬時レビュー」をする

Toodledoには、タスクのノート欄があります。このタスクのノート欄は、「瞬時レビュー」をするために、うってつけの機能です。

まず、タスクごとにノート欄が用意されていますので、「瞬時レビュー」をする場所に困りません。

また、制限文字数が1タスクあたり3万2000字と膨大なので、事実上無限に「瞬時レビュー」できます。

さらに、Toodledoのタスクのメモ欄は、IFTTTに対応しています。つまり、IFTTTによって、Toodledoのタスクのメモ欄に書き込んだテキストデータを、他のクラウドサービスなどに受け渡しをすることができます。そのため、たとえば上の電子業務日誌のレシピを使えば、Toodledoのタスクのノート欄に書いた「瞬時レビュー」は、自動的に、Evernoteに蓄積されます。

このように、Toodledoのタスクのノート欄は、Toodledoで「瞬時レビュー」するための、うってつけの機能です。そのため、私は、Toodledoのタスクのノート欄を使って、Toodledoで「瞬時レビュー」をしています。

Toodledoで瞬時レビュー

(3)　Toodledoで「瞬時レビュー」をすると、Evernoteに蓄積される電子業務日誌の量と質が、劇的に高まる

Toodledoで「瞬時レビュー」をすると、Evernoteに自動的に蓄積される電子業務日誌に含まれる情報は、量と質ともに、劇的に高まります。

「瞬時レビュー」をしなければ、電子業務日誌に残る情報は、せいぜい、

• タスクの内容
• タスクを実行した時期
• タスクに設定された締切り
• タスクが属するFolder

くらいです。

しかし、「瞬時レビュー」をして、Toodledoのタスクのノート欄に、

• タスクを実行したときの感想
• タスクを実行することで新しく決めたこと
• タスクを実行する中で考えたアイデア
• タスクを実行したことで不要になった次のタスク

と言った情報を書き込めば、その内容は、すべて、Evernoteの電子業務日誌に記録されます。

Toodledoで「瞬時レビュー」をするか否かで、Evernoteに残る電子業務日誌の量と質は、大きく変わります。

Toodledoのタスクのノート欄に「瞬時レビュー」をすることは、Evernoteに蓄積される電子業務日誌を、量質両面で充実したものにするための、合理的で賢い手段です。