Toodledoは、連休明けに効く

1．連休はいつもできないことができるけれど、連休明けの仕事は混沌とする

私の勤務はカレンダー通りなので、今日は、GWの連休の合間の平日です。先日3連休があり、まもなく4連休があります。

連休は、普通の土日ではなかなかできない時間の過ごし方を楽しめます。少し遠くに旅行に行ったり、家の中を大々的に模様替えしたり、子どもを連れて遠出したり、ゆっくり読書したり。いつもできない時間の過ごし方は、開放感がありますし、新鮮です。新しい発見もあります。私は仕事が好きなので、働くのは全然いやではないのですが、それでも連休がやってくると、うれしいです。

しかし、うれしい連休にも、ちょっとした問題があります。それは、連休明けの仕事が、しばしば、混沌状態になることです。メールチェックをすると大量のメールが届きます。自分宛の留守番電話やFAX、郵便が山積みです。業務が始まれば、電話が次々とかかってきます。たくさんのことを求められるにもかかわらず、連休ぼけで、頭と体があんまりうまく動きません。混沌とした仕事に追われて、ひどい目に遭うことがあります。

連休明けの仕事が混沌とする。これが、私が連休に対して感じていた課題でした。この課題を乗り越えるには、どうしたらよいでしょうか。

2．連休明けの混沌の原因を3つに分けて分析する

まず、連休明けの混沌の原因を分析するに、次の3つではないかと思います。

(1) 頼んだり、頼まれたりが、うまく回らない

まず、他者との関係です。私の仕事は、というか、世の中の大部分の仕事がそうだと思うのですが、他者に何かを頼んだり、他者から何かを頼まれたりすることによって、成り立っています。しかし、連休明けは、頼まれる方も、頼む方も、なかなかスムーズに回りません。

a．一気にどさっと頼まれる

第一に、自分が頼まれる側にいる場面の問題です。連休明けは、たまっていた依頼や連絡が、一気にどさっとやってきがちです。

連休が明けて、出社すると、オフィスには、たくさんの留守番電話、たくさんの郵便、たくさんのFAXが待っています。パソコンをつけてメールチェックをすると、たくさんのメールが届いています。業務が始まると、たくさんの電話がかかってきます。

これらは全部、他者から何かを依頼された、ということです。これらの他者は、私の連休中、私に何かを依頼したいと考えました。しかし、私が連休をいただいていたため、私のもとへ依頼が届いたのが、連休明けとなりました。連休が明けた今、私は、これらの依頼を、一気に受け止める必要があります。

b．頼んでも、納期が先になる

第二に、自分が頼む側にいる場面の問題です。連休明けに他者に何かを依頼しても、他者から回答や成果物を受け取る納期は、通常よりも長くかかることが普通です。

連休明けにどさっと依頼を受けるのは、多くの人に共通する事象です。したがって、連休明けに私が他者に何かを依頼しても、依頼を受けた他者は、いろんな人からのたくさんの依頼を、一気に受け止めた状態になっています。となると、納期は、通常よりも長くかかるのが普通です。

連休明けに業務を進めようと思っても、他者に何かを依頼する必要があるなら、連休明けの他者はいつもよりも忙しい、ということを頭に置いておく必要があります。

(2) 連休分だけ、一気に締切りが近づく

次に、締切りとの関係です。連休が明けると、一気に締切りが近づきます。

当たり前のことなのですが、連休前に締め切りが1ヶ月後に設定されていた仕事があるとして、1週間の連休が終われば、締切りは3週間後です。1週間の連休中、仕事は何も進んでいませんが、締切りまでの時間は、淡々と流れてしまっています。たとえば、4月20日に、5月末納期の仕事の依頼を受けたとして、4月25日の段階では、締切りまで1ヶ月以上ありますが、連休明けの5月7日には、締切りまで3週間ちょっとしか残されていません。

このように、連休によって、一気に締切りが近づくことは、混沌状態に拍車をかけます。

(3) 何をするか忘れてしまい、自分の仕事力が落ちる

そして、自分の問題です。連休明けは、いろいろと対応しなければいけないことがあるにも関わらず、えてして、自分の仕事力が、落ちています。仕事の勘が鈍っている、という点もあるかもしれないのですが、より大きいのは、何をするべきかを忘れてしまっている、ということではないかと思います。

平日の仕事や土日休み明けの月曜日は、自分が何をするべきかは、何となく覚えています。朝オフィスに着くと、特に意識しなくても、まずはこれをやらなきゃな、と、自然とわかります。その意識に従って仕事に取りかかれば、とりあえずは問題ありません。

しかし、連休を過ごし、仕事から数日遠ざかり、非日常の時間の過ごし方を堪能した後は、朝オフィスについても、何をするべきか、すぐにはわかりません。何をするべきかを、思い出すところから始める必要があります。

こうなると、仕事のスピードも落ちますし、アウトプットの質も高まりません。

3．Toodledoが、連休明けに効く

(1) Toodledoが、連休明けに効く

連休明けの混沌の原因がこれら3つだとすると、Toodledoによって対策を立てることができるのではないかと思います。それも、それほど難しくない上に、それなりの効果が期待できる対策です。

(2) 連休明けの自分に対し、申し送りをする

3つめの原因、何をするかを忘れてしまい、仕事力が落ちるという原因に対しては、Toodledoでするべきことを管理するのが抜本的な対策です。これを実践すれば、この原因は霧消します。

やり方に特別なことはありません。連休後に取り組むべきタスクを、連休前に、すべて、Toodledoに入力しておくだけです。

Toodledoでタスク管理をすれば、すべてのやるべきことをToodledoに預けるのですから、連休があろうがなかろうが、やることは同じです。しかし、連休を挟むことを考慮して、連休後のタスクは、若干細かめに分けて記載する方がよいです。記憶は一切当てになりませんので、Toodledoを見れば何をするべきかが一目瞭然となるぐらい、具体的な作業に分解して記載します。

イメージは、他人に仕事を引き継ぐために作成する申し送りメモです。連休明けの自分は、今の自分とは別人のような思考回路をしているかもしれません。今の自分が保持している記憶が、すっかり抜け落ちているかもしれません。他人に仕事を引き継ぐくらいの覚悟を持って、連休明けの自分に対して、申し送りのためのToodledoタスクを入力するのがよいです。

(3) 連休のしばらく前から、連休を見越したスケジュールを立てる

連休明けに、他者との関係で仕事がばたつくことや、締切りが一気に近づくことに対しては、連休のしばらく前から、連休を見越したスケジュールを立てることで対応するのが王道だろうと思います。

a．連休明けに、余裕を作る

連休明けは、ばたばたします。突然の依頼がまとめてどんとやってきます。

これは、予想されることです。ですから、連休前から、連休明けには、余裕を作っておきます。Toodledoのタスク一覧を見れば、連休明けにやるべきことがわかります。2013年なら5月7日が連休明けなので、Toodledoにおける5月7日のタスクを眺めて、あまり余裕がないと感じたら、5月7日のタスクを連休前に片付けてしまうとか、5月8日以降に後回しできないかを考えます。

b．早めに発注する

連休明けに他者に発注をしても、納期は遅れます。発注をかけるなら、連休に入る前に発注しておく方がよいです。発注を受けた他者は、ひょっとしたら、連休中に働いて仕上げてくれるかもしれません。

4月中旬までには、他者に発注する必要がある仕事をリストアップして、4月20日頃にまでには、他者への発注を完了させておくのが望ましいです。

c．連休を見越して締切りまでの段取りを組む

連休が終わると、連休分だけ、一気に締切りまでの時間が過ぎてしまいます。連休が過ぎれば、連休分だけ締切りが近づくのは当たり前のことなので、締め切りを設定するときから、連休分が一気に減ることを念頭に置いて、段取りを組む必要があります。