Microsoft Word 2010で構造のある文書を作成するために、見出しとナビゲーションを使う

1．Microsoft Wordで構造のある文書を作成するには、見出しとナビゲーションが助けになる

Microsoft Wordが備える膨大な機能の中には、とても使える機能もあります。私の一押しは、見出しとナビゲーションです。

見出しは、文書内の特定箇所を、見出しとしてマークアップできる機能です。HTMLで<h1>タグ、<h2>タグ、……と見出しをマークアップするのと同じように、Wordの文書の特定箇所を、見出しとしてマークアップすることができます。HTMLとCSSの関係と同じように、スタイル機能と組み合わせることで、デザインを後から一括設定することも可能です。

見出しを使う場合に、大変便利な機能が、ナビゲーションです。ナビゲーションは、特に、長い文書を作成するときに、力を発揮します。ナビゲーションを開けば、文書内に設定したすべての見出しを画面左に一覧表示することができます。さらに、見出しのレベルに応じて、折りたたんだり展開したりすることもできます。

2．Microsoft Wordで、見出しを使う

(1)　見出しのスタイルを設定する

Microsoft Wordの見出し機能は、スタイルと連動しています。見出しのスタイルを設定することで、見出しのレベルに応じて、どのような書式を適用するかを決めることができます。

フォント、文字サイズ、文字飾り、段落設定などを決めることができますので、自分が作成する文書や、見出しに付する項目番号に応じて、適宜設定するとよいです。

(2)　見出しにキーボードショートカットを割り当てる

見出しには、ショートカットを割り当てることができます。

私は、標準に従って、Ctrl+Alt+1～6のショートカットを割り当てています。このショートカットなら、Windows Live Writerで<h1>～<h6>を設定するためのショートカットと共通なので、覚えやすいです。

3．Microsoft Wordでナビゲーションを使う

(1)　ナビゲーションを表示する

ナビゲーションとは、文書全体の見出しを目次のように表示してくれる機能です。ナビゲーション用のウィンドウを、文書の左側に表示してくれます。

最近のパソコン画面は横長なので、Wordの文書を作成するときに、左右をいっぱいいっぱいに使うことは、まずありません。横が少し余っているはずです。そのときに、画面左側にナビゲーションを表示すれば、常に、文書全体の構造を鳥瞰しながら、文書を作成することができます。

ナビゲーションを表示するためにする必要があるのは、メニューから「表示」リボンを開き、「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れるだけです。

(2)　ナビゲーションでできること

ナビゲーションを表示させると、リアルタイムで連動して、ナビゲーションウィンドウ内に、制作している文書の目次が表示されます。

この目次は、見出しのレベルに対応しているため、折りたたんだり展開したりすることが可能です。

さらに、ナビゲーションの目次をクリックすれば、文書のその箇所へジャンプします。

(3)　文字列検索も、ナビゲーションからすると、便利

文字列の検索も、ナビゲーションウィンドウから行うことができます。

ナビゲーションウィンドウ上部には、「文書の検索」というテキストボックスがあります。ここに文字を入力すれば、文書の中の文字列を検索することができます。

そして、文書内のどの項目にその文字列が存在するかを、ナビゲーションウィンドウ内で表示してくれます。

(4)　もっと活用されてもよい機能だと思う

Wordの解説本を読んでも、ナビゲーションのことは、あまり紹介されていません。Wordで長い仕事文書を作成するなら、ナビゲーションは、大変助かる機能です。ナビゲーションは、もっと活用されてもよいと思います。