GoogleカレンダーとToodledoのよいところは、いろんな表示が可能なところ

1．GoogleカレンダーとToodledoのよいところ

私は今、GoogleカレンダーとToodledoを使って、自分のスケジュールとタスクを管理しています。

Googleカレンダーも、Toodledoも、コンピュータにデータを保存して、スケジュールやタスクを管理するツールです。GoogleカレンダーやToodledoのよいところは、その保存されたデータを、いろんな観点から表示できるところではないかと思います。

以下、整理します。

2．いろんな表示とは何か

(1)いろんなビューで表示することができる

GoogleカレンダーやToodledoには、私が入力したスケジュールやタスクのデータが入っています。GoogleカレンダーもToodledoも、これらのデータを、いろんなビューで表示させることができます。

a. Googleカレンダーのビュー

Googleカレンダーには、以下の5つのビューがあります。

1. 日ビュー
2. 週ビュー
3. 月ビュー
4. カスタムビュー(デフォルトでは4日間表示ですが、日数をカスタマイズできる)
5. 予定リスト

Googleカレンダーを使えば、Googleカレンダーに保存されたスケジュールデータを、これらのどのビューによっても、表示させることができます。月ビューでも、日ビューでも、予定リストでも、同じ予定を表示させることができます。

月単位で見通しを立てたいとき、今日の予定に集中したいとき、今週の予定を把握したいときなど、自分のニーズに応じて、いろいろなビューを、自由かつ手軽に使い分けることができます。

b. Toodledoのビュー

Toodledoには、たとえば、以下のようなビューがあります。

• main
• due-date
• folder
• context
• search
• calendar
• tag

これらのビューを切り替えれば、設定次第で、以下の2つのことを制御できます。

1. どのタスクを表示するか(タスクの絞り込み)
2. タスクをどのように並べるか(タスクの表示順序)

また、mainビューには、Hotlistという特定の条件に合致したタスクのみを表示させる特別なリストがありますし、searchビューに切り替えれば、自分のニーズに合わせた検索条件を、いくつでも、保存することが可能です。

これによって、自分が行うべき多数のタスクの中から、そのときに必要なタスクだけを、自分が望む順序で、表示させることができます。

(2)一定のデータの表示・非表示を切り替えることができる

Googleカレンダーも、Toodledoも、一定のデータ(予定のデータとタスクのデータ)だけを表示させることができます。

a. Googleカレンダーにおける複数カレンダー

Googleカレンダーは、複数のカレンダーを持つことができます。

そして、カレンダー毎の表示・非表示を切り替えることは、ワンクリックで可能です。

そのため、カレンダーごとに登録するスケジュールの性格を区別しておけば、特定の性格を持つスケジュールを非表示にしたり、特定の性格を持つスケジュールだけを表示させたりすることが可能です。

保存されているスケジュールデータはそのままに、表示させるかどうかだけを簡単に切り替えることができます。

b. Toodledoの場合

Toodledoのビューの切り替えやHotlist、保存された検索は、一定のデータの表示・非表示を切り替える機能です。保存されているタスクのデータはそのままで、どのデータをどのように表示させるかを切り替えることができます。

3．デジタルツールを使わない場合との比較

共通のスケジュールやタスクのデータを、いろんな観点から表示したり、特定のデータだけを抜き出して表示できることは、デジタルツールの強みだと思います。

これらのこと(いろんな観点からの表示、必要なデータだけピックアップしての表示)をデジタルツールを使わないで実現するのは、ほぼ不可能だと思います。たとえば、Googleカレンダーのビュー切り替えを紙の手帳で実現するには、必要なビュー(リフィル)のすべてに、予定を転記しておく必要があります。めんどくさいですし、何よりも、記入漏れのリスクが生じます。また、必要なタスクだけをピックアップする仕組みをアナログで構築しようとすれば、おそらく、秘書を雇うくらいのことをする必要があります。

いろんな表示が可能なところが、アナログの手帳によるときと比べたときの、GoogleカレンダーとToodledoの強みだと思います。GoogleカレンダーとToodledoを使うのであれば、データをいろんな観点から表示させることを意識すれば、かなり便利になるのではないかと思っています。